Prezado Formando,
As dicas e passos a serem seguidos a partir daqui, garantirão o cumprimento dos prazos e evitará possíveis transtornos, auxiliando no planejamento da comissão junto aos alunos formandos. E lembrem-se, os profissionais da Eventhus estão à inteira disposição para o esclarecimento de dúvidas e solicitações da comissão e dos formandos a respeito desta cartilha, e também acompanhará todo o processo para que a realização do seu evento seja realmente a realização do seu sonho.
1º Passo – Fechamento e assinatura do contrato de formatura
A esta altura você já deve estar a poucos meses de sua formatura, atente-se para verificar se seu contrato individual de formatura está devidamente preenchido e assinado e de comum acordo com a comissão, a Eventhus e a todos da turma, quanto aos serviços contratados, valores e brindes.
Apenas o seu contrato individual assegura a sua total participação nos eventos de formatura, e a responsabilidade legal sua e da Eventhus.
Se por algum motivo, necessitar de reincidir ou cancelar o contrato, o pedido deve ser feito até 90 dias antes do início das suas solenidades, através de rescisão contratual por escrito. conforme contrato assinado previamente, só será devolvido 70% do valor pago. Caso contrário não haverá devolução.
2º Passo – Definição de datas e locais dos eventos
A definição deste item é primordial, e deve ser realizada assim que a Instituição de Ensino marcar a data da colação. Geralmente marcada com 6 meses de antecedência. E com essa mesma antecedência que deve ser marcada e decido com a Eventhus os seguintes itens.
· Data e local da colação;
· Data e local da missa;
· Data, local do baile e escolha da banda.
Deve atentar-se também ao dia do caminhão e do churrasco.
3º Passo – Sessão de fotos para convite, beca, telão, porta-retrato, turma e outros.
O dia da sessão de fotos deve ser realizada com 4 meses de antecedência, devendo ser marcado para um dia de segunda a sexta-feira (de preferência) na sede da Eventhus. Além disso, é importante atentar-se para as seguintes dicas:
· Assegure-se que todos da turma estão cientes do dia e horário da sessão de fotos. É aconselhável que a Comissão de festa organize uma lista para assinatura de todos da turma, para que fiquem cientes previamente da data e o local das fotos, evitando futuros aborrecimentos. Caso algum formando não compareça, deverá marcar outro dia e horário que será cobrado a parte;
· Combine e decida previamente o traje a ser utilizado para as fotos. Se for necessário o aluguel de trajes, como terno, gravatas e tauller, providenciem junto à turma com uma empresa especializada em trajes sociais com pelo menos uma semana de antecedência da sessão de fotos, para evitar atrasos;
· A beca para a foto já é oferecida pela Eventhus;
· Evite atrasos no dia da sessão de fotos e tenha paciência. Dependendo do tamanho da sua turma, a sessão pode levar até 5 horas.
· Para os homens, é importante que já venham trajados e com a barba e cabelos aparados. Para as mulheres, é essencial que já cheguem maquiadas e devidamente trajadas também;
· No dia da sessão de fotos, suas medidas serão registradas para os ajustes das becas que serão utilizadas no dia da solenidade de colação de grau.
Se a exclusividade de fotos foi contratada com a Eventhus, a montagem do seu álbum de formatura será feita a partir das fotos tiradas nos pré-eventos, como caminhão e churrasco, fotos de estúdio e no dia dos eventos (colação, baile e missa).
4º Passo - Confecção de camisetas
É de responsabilidade da comissão, providenciar a confecção das camisetas a serem utilizadas no caminhão ou no churrasco, escolhendo a arte da mesma. Deverá ter no máximo (4) quatro cores de silk e feita com 30 dias de antecedência do dia do caminhão ou churrasco. Importante: informar as decisões à malharia indicada pela Eventhus.
5º Passo – Aluguel e retirada das becas
No dia da sessão de fotos o registro das suas medidas foram feitas. Se por algum motivo as medidas não foram realizadas neste dia, deve ser marcada uma data e um local com o Nelson, responsável pelo aluguel de becas, para que as medidas sejam feitas com pelo menos 3 meses de antecedência.
Posteriormente, cada formando deve retirar a sua beca um dia antes da colação no seguinte endereço – Rua José Bonifácio, 681 com o Nelson ou responsável no local. Telefone: 34-3332-3582. E devolve-la um dia depois no mesmo local em perfeito estado.
Atenção: Por questões de segurança a empresa de aluguel de becas, lhe exigirá uma garantia (cheque caução) no momento da retirada da beca.
É aconselhável que você experimente e confira se todos os itens da beca estão de acordo.
Itens da beca:
Capa na cor do curso;
Cordão São Francisco;
Babado;
Gravata borboleta na cor do curso;
Faixa na cor do curso;
6º Passo – Envio das fotos para o clipe (Telão) – (verificar a contratação do telão em seu contrato)
As fotos que serão mostradas no telão através de um clipe produzido pela Eventhus devem ser enviadas no prazo máximo de 30 dias antes da data do baile.
Sendo uma foto do formando quando criança e fotos em geral da turma em momentos de festas, confraternizações e no ambiente acadêmico.
As fotos devem ser escaneadas e enviadas para o e-mail, eventhusformaturas@gmail.com, com os nomes completos e corretos de todos os formandos. No campo “assunto” do e-mail escrever “Telão e o nome da turma). Ex: Telão – FISIOTERAPIA DEZ/2009.
7º Passo – Confecção dos convites
Quando a Eventhus também for a responsável pela produção dos convites, (verificar em seu contrato) a comissão de festa é responsável pelo envio correto das informações abaixo:
· Nomes completos dos formandos e dos respectivos pais;
· Nome completo da Instituição de Ensino;
· Nome do curso;
· Nomes completos do Diretor e Coordenador do Curso, do Paraninfo, do Patrono ou Patronesse, Nome de Turma, e demais professores, funcionários ou pessoas homenageadas (se houver);
· Texto do encarte revisado de cada formando (se houver);
· Texto do juramento;
· Demais textos como, mensagem inicial, mensagem aos pais, mensagem aos pais ausentes, mensagem aos professores, mensagem da comissão de formatura e outros (se houver);
· E informações das solenidades, locais e horários (decidido junto com a Eventhus);
Atenção: O envio das fotos e mensagens devem ser feitas com no mínimo 2 meses de antecedência. No período de formaturas, a procura por esses serviços nas gráficas é alto. Por isso quanto mais cedo enviar para confecção dos mesmos, mais rápido você terá seus convites em mãos. Atente-se também ao número de convites que você tem o direito por contrato. Se forem necessárias maiores quantidades do que aqueles estipulados com a comissão, deverão ser informados previamente e cobrados a parte,
Dica: o ideal seria que a entrega dos convites aos parentes e amigos sejam feitas com pelo mesmo 30 dias de antecedência. Assim você garante que todos se programem para as celebrações.
8º Passo – convites extras
Você tem até 20 dias antes do baile para informar se necessitará de convites extras (limitados) e deverá pagar o valor estipulado no ato do pedido. Depois desse prazo, não há garantias de que todos os convidados possuirão lugares nas mesas, devido a necessidade do mapeamento prévio pela equipe de cerimonial.
IMPORTANTE: Em geral, uma mesa é formada por seis cadeiras, a segunda ou respectivas mesas só serão montadas a partir de 12 lugares e assim sucessivamente em múltiplos de seis.
É expressamente proibida a transferência de convites (compra e venda) entre os formandos.
9º Passo – Último prazo para o acerto de pendências financeiras
30 dias antes das solenidades.
OUTRAS PROVIDÊNCIAS
· Após a assinatura do contrato atente-se para a chegada do seu boleto em seu endereço, e ao seu vencimento. Se por algum motivo, não receber o seu boleto, seja por extravio ou perda, compareça ao escritório da Eventhus para regularização da sua situação o mais breve possível. Não deixe para a última hora.
· Mantenha o seu cadastro atualizado, em caso de mudança de endereço ou telefones, informe via e-mail a alteração.
(eventhusformaturas@gmail.com.br)
· Os convites individuais do baile só serão entregues na semana da solenidade, e após a quitação total os débitos, se houver.
· Na primeira semana após todas as solenidades, você tem o direito por contrato de escolher as fotos que irão em seu álbum, depois desse prazo, a escolha do seu álbum só poderá ser feita excluindo-se até 20% da fotos captadas.
LEMBRE-SE
Em todos os dias dos eventos...
· Chegue com antecedência, para a captação de fotos com familiares e amigos;
· Os horários estabelecidos devem ser obedecidos com rigor;
· Colabore com os fotógrafos e cinegrafistas, são eles quem garantirá o registro eterno destes momentos. Seja solicito e sempre que quiser tirar mais fotos é só chamar um dos fotógrafos;
· Respeite a ordem e as marcações;
· Os seguranças estarão a serviço da comissão de formatura. Não faça cerimônias em orientá-los na tomada de decisões, caso haja necessidade;
·
No dia da colação...
· Chegue com antecedência trajado com sua beca;
· Cada um é responsável pelo zelo da sua beca;
· É aconselhável o uso de sapato preto e meia preta para os homens e sapato fechado preto para as mulheres;
· Seus pais terão lugares reservados na platéia;
· É terminantemente proibido o uso de cornetas, apitos ou qualquer outro objeto sonoro durante a Sessão Solene de Formatura, objetos desse tipo que forem encontrados serão recolhidos na entrada. Peça aos seus convidados que se manifestem somente com palmas, pois, em caso contrário poderá haver uma breve interrupção das atividades ou até sua suspensão.
No dia da missa...
· Defina previamente com o cerimonial da Eventhus, pelo menos com um mês de antecedência, quais serão os cantos, leituras, objetos representativos do curso e data do ensaio.
· É importante que todo o roteiro da missa passe pela aprovação do Sarcedote previamente.
· É aconselhável que se combine entre os formandos o traje formal a ser utilizado na missa com antecedência;
· Respeite a ordem de entrada e de saída;
No dia do baile...
· O ápice da solenidade é o momento da valsa. Realizado geralmente a meia-noite;
· Beba moderadamente até este momento e evite transtornos;
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· Em geral, são executadas 2 valsas:
· 1º com os pais ou acompanhantes;
· 2º com os padrinhos ou madrinhas ou convidado especial do formando;
· Em seguida é realizado o brinde oficial entre os formandos
No dia do caminhão
· Evite transtornos, não jogue latas ou qualquer outro tipo de lixo nas ruas e avenidas da cidade. O caminhão pode ser parado pela fiscalização, apreendido e o passeio do caminhão cancelado.
· Chegue com antecedência, pois o horário de saída do caminhão é o do previsto no contrato. Se houver algum atraso, os minutos ou horas não serão acrescidos no final.
Formando.
Esta cartilha foi produzida para auxiliá-lo na provisão de todas as ações que devem ser realizada previamente e seguidas rigorosamente, para o sucesso dos seus eventos e solenidades.
Colabore para a união da sua comissão de festas e participe das decisões em conjunto. A Eventhus se empenhará para que a realização do seu sonho seja inesquecível.
É importante salientar que é de inteira responsabilidade da comissão de festas o repasse das informações. Se os prazos contidos aqui ou em seus contratos não forem compridos, a empresa se reserva ao direito de substituir ou não realizar as solenidades.
Desde já, toda a equipe da Eventhus deseja muitas felicidades e sucesso em toda sua trajetória acadêmica e profissional.
Criação e Elaboração: João Castanheira e Marcelo Simões
